GDPR dokumentaatio

Tuotamme GDPR-asetuksen (EU tietosuoja-asetus 2016_679) vaatimukset täyttäviä dokumenttipaketteja. Hankkiessasi yrityksesi kokoon ja käyttötarkoitukseen suunnitellun paketin pystyt tuottamaan dokumentaation, jota Tietosuoja-asetus vaatii.

Paketit on suunniteltu niin, että vähäisemmälläkin tietoteknisellä osaamisella pystyt hahmottamaan mitä tietosuoja-asetus sinun yritykseltäsi vaatii ja voit täyttää vaatimukset kirjaamalla tietoja dokumentaatiopaketin lomakkeisiin. 

Saadaksesi dokumentaation asennettua pitää hallita tietoteknisiä perustaitoja, lähinnä pakatun zip-tiedoston purkaminen. Tarvittaessa voit pyytää verkostoltasi apua. Maksun jälkeen saat välittömästi latauslinkin, josta paketti ladataan koneellesi. Tee siis maksu sillä koneella, mihin aiot tiedostopaketin ladata.

Tiedostopaketti on yrityskohtainen. Et voi kopioida ja antaa tiedostopakettia oman yrityksesi ulkopuolelle. Kaikkien konserniyhtiöiden tulee hankkia oma tiedostopaketti. Voit tehdä itsellesi tiedostopaketista kopion.

Tiedostopaketti sisältää PDF-tiedostoja sekä MSOffice-tiedostoja. Osa dokumentaatiopaketin tiedostoista on saatavissa ilmaiseksi internetistä. Paketissa on tiedosto: "Aloita tästä", jonka ohjeiden mukaan sinulle kerrotaan mitä toimenpiteitä juuri sinun yrityksessäsi täytyy tehdä täyttääksenne GDPR-asetuksen vaatimukset.

Kustakin henkilörekisteristä (mikä on henkilörekisteri, on selvitetty ohjeistuksessa) tulee laatia omia selosteita. Tämän johdosta säilytä tiedostopaketista itselläsi "puhdas" kopio, josta voit ottaa tyhjän lomakkeen. Osa lomakkeista on sellaisia, joihin syötetään yleisiä tietoja (esimerkiksi yritystiedot), näiden täyttämiseksi kannattaa käyttää kopiointia. Voit siis täyttää ensin lomakkeen yhden henkilörekisterin osalta ja kopioida sitä muille henkilörekistereille ja muuttaa sisältöä juuri kyseiseen rekisteriin sopivaksi.

Dokumentaatiopaketti on kattava ja sillä pystyt (jopa ilman GDPR-koulutusta) täyttämään tietosuoja-asetuksen vaatimukset yrityksessäsi.


Dokumenttipakettien jaottelu:

1. Isot yritykset. Tämä on tarkoitettu yli 20 hengen yrityksille, sekä yritykselle jolla on useita konttoreita. Yritykset, joiden oleellisena toimintamuotona ovat henkilötiedot, hankkivat myös tämän paketin. Esimerkiksi matkatoimistot, mainostoimistot, asuntokauppiaat, terveydenhuoltoyritykset, automyyjät.

2. Mikroyritykset. Tämä dokumenttipaketti on tarkoitettu yrityksille, joilla on työntekijöitä alle 20. Paketti soveltuu pienyrityksen ohessa myös esimerkiksi kivijalkakaupoille ja asunto-osakeyhtiöille.

3. Yksityisyrittäjät. Tämä dokumenttipaketti on tarkoitettu yksityisyrittäjille, joilla on työntekijöitä maksimissaan 1-2. Paketti soveltuu pienen Oy:n lisäksi esimerkiksi Ay, Ky, Tmi ja maaseutuyrittäjille.

4. Yhdistykset.  Tämä dokumenttipaketti on tarkoitettu seura- ja yhdistyskäyttöön. Paketti on laajuudeltaan suppein ja on tarkoitettu erilaisten liikunnallisten, aatteellisten ym. yhdistysten ja seurojen käytettäväksi.

Dokumenttipaketissa on oleellisten täytettävien dokumenttien täyttöesimerkit, joita käyttämällä (mahdolliset hankalatkin) asiat esitetään niin, että kykenet dokumentaation täyttämään.


Täydellinen dokumenttipaketti

GDPR-dokumenttipaketillamme toteutat vaivattomasti tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Paketti sisältää runsaasti tiedostoja eri vaatimuksia ja tilanteita varten. Näistä tiedostoista on koottu selkeitä kokonaisuuksia, jotka on jaoteltu aihealueittain. Tiedostoja tarvitset toiminnasta ja henkilörekistereistä riippuen kaksi tai enemmän. Kaikki oleelliset rekisterikohtaiset perustiedot löytyvät yhdestä täytettävästä lomakepojasta. Tästä johtuen siis pienyritystoiminnassa aluksi riittää parin lomakkeen täyttäminen siihen, että voidaan osoittaa yrityksen täyttävän tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Dokumentaatio:

  • Tietosuoja-asetus
    • Huomattavasti helppokäyttöisemmässä muodossa kuin internetistä saatava versio
    • Yksikertaiset ja selkeät hakumahdollisuudet
  • Ohjeistus
    • Selkeä ja seikkaperäinen ohjeistus myös asiaa tuntemattomalle
    • Et tarvitse etukäteiskoulutusta selvitäksesi dokumenttien täytöstä
    • Oleellisissa dokumenteissa ohjeistus sekä asioiden selitykset
    • Koko järjestelmän aloitus ohjeistusdokumentista: ”Aloita tästä”
  • Dokumenttipohjat
    • Osa PDF-pohjista saatavissa internetistä ilmaiseksi
      • Koottu tähän pakettiin ympäri internettiä, jottei sinun tarvitse hakea
    • Office-järjestelmän pohjia
      • Selkeälukuisia ja -täyttöisiä
    • Jaoteltu aihealueittain
    • Pohjat löytyvät kaikkiin vaatimuksiin ja kaikkiin tietosuoja-asetuksen mukaisiin tapahtumiin
      • Käyttämällä tätä pakettia voit osoittaa toteuttavasi kaikki tietosuoja-asetuksen vaatimukset
    • Myös erikoisemmille tilanteille dokumentaatio
      • Sisältäen täyden paketin viranomaiskyselyihin vastaamiseksi
  • Toimintamallit
    • Dokumentaatiossa on luotu yrityksellesi toimintamalli
      • Mikäli olet ison yrityksen tietosuojavastaava, voit muokata toimintamalleja
        • Tämä paketti antaa hyvän kuvan mitä toimintamalleja pitää olla olemassa
    • Pienyritykselle selkeä paketti, jonka avulla voit huoletta jatkaa toimintaa luottaen tietosuoja-asetuksen vaatimusten olevan huomioitu


Esimerkkejä sisällöstä

Tässä on muutamia esimerkkejä dokumenttipaketin sisällöstä.

Näiden esimerkkien avulla saat käsityksen millaista sisältöä dokumentaatiossa on ja kun henkilörekisterin osalta pitää joku kohta täyttää, millä tavoin dokumenttipaketti ohjaa käyttäjää kirjaamaan oikeat asiat. Näet esimerkkien myötä myös sen, miten dokumentaatio opastaa huomioimaan ja etsimään kyseiseen asiaan liittyvää tietoa koko dokumenttipaketista.

Olemme rakentaneet dokumentaatiopaketin niin, että kaikissa kohdissa ohjataan dokumentaation täydentäjää ja myös ilman maksullisia kursseja täyttö onnistuu.

 

Täytettävä lomake henkilörekisteristä:

 

Auditointiesimerkki, esimerkkien avulla toteutat omia toimenpiteitä, joita GDPR mahdollisesti yritykseltäsi vaatii. Mitä se vaatii, selviää ohjeista:

 

Kansiorakenne:


Huomaa, että esimerkiksi yrittäjän, jolla on muutama työntekijä ei välttämättä tarvitse täyttää kuin muutama lomake. Dokumenttipaketissa on kuitenkin KAIKKIA Tietosuoja-asetuksen vaatimuksia varten tehty työkalu (dokumentti). Joten mikä tahansa GDPR-vaatimus tai tapaus saadaan tällä dokumenttipaketilla hoidettua.


Tervetuloa hankkimaan yrityksellesi täydellinen GDPR-dokumentaatiopaketti, joka on helppo täyttää ja käyttää.

Ostoskorisi on tyhjä

Toimitusehdot

Nämä toimitusehdot ovat voimassa 7.3.2018 alkaen.

Verkkokauppa

Defenum Oy
Kuninkaantie 2
15550 Lahti

0 449495036
info@defenum.fi
www.tietosuojadirektiivi.fi
2885179-8

Kauppa myy EU:n tietosuoja-asetuksen noudattamiseksi tarvittavia dokumentaatiopaketteja yrityksille, elinkeinonharjoittajille ja rekisteröidyille yhdistyksille. Tuotteiden hinnat on tuotesivuilla esitetty verottomina. Myös tuotteiden verolliset (ALV 24%) hinnat on nähtävillä tuotesivulla. Maksettaessa hinnat kassalla ovat ALV 24%, jolloin loppuhinta maksettaessa sisältää arvonlisäveron. Pidätämme oikeuden hintojen ja toimituskulujen muutoksiin.

Dokumenttipakettia tai sen osaa ei saa luovuttaa eteenpäin kolmannelle osapuolelle lukuunottamatta tähän nimenomaiseen tarkoitukseen kohdistettuja dokumentteja.

Tilaaminen

Tuotteet tilataan verkkokaupassa siirtämällä ne ostoskoriin ja maksamalla ostoskorin sisältö verkkomaksupalvelussa. Kaikki asiakastiedot käsitellään luottamuksellisesti. Tilauksen yhteydessä kysyttyjä yhteystietoja ei käytetä muuhun kuin tilauksen toimitukseen tai siinä ilmenevien epäselvyyksien selvittämiseen, ellei erikseen toisin mainita. Tilatessasi verkkokaupasta sinun edellytetään tutustuneen ja sitoutuneen kulloinkin voimassa oleviin toimitusehtoihin.

Maksaminen ja maksutavat

Maksunvälityspalvelun toteuttajana ja maksupalveluntarjoajana toimii Paytrail Oyj (2122839-7) yhteistyössä suomalaisten pankkien ja luottolaitosten kanssa. Paytrail Oyj näkyy maksun saajana tiliotteella tai korttilaskulla ja välittää maksun kauppiaalle. Paytrail Oyj:llä on maksulaitoksen toimilupa.

Ilmoittamalla tietoja kassalla hyväksyt toimitusehdot. Painamalla ”Osta” painiketta hyväksyt GDPR.mycashflow.fi yleiset ehdot.

Tilaus- ja maksuvahvistus

Kun olemme vastaanottaneet tilauksesi, lähetämme sinulle välittömästi sähköpostilla tilauksesta kuitin, josta näkyvät tilaustietosi. Tarkasta aina tämän tilausvahvistuksen sisältö. Jos sinulla on kysyttävää, ota heti yhteys asiakaspalveluumme. Säästä kuitti tilauksesta mikäli joudut ottamaan yhteyttä asiakaspalveluun. Asioidessasi asiakaspalvelussa pidä aina mahdollinen asiakasnumerosi ja tilausnumerosi saatavilla.

Asiakaspalveluumme saat yhteyden sähköpostilla: info@tietosuojadirektiivi.fi

Toimitustavat ja -kulut

Tuotteiden toimitustapa on tiedostolataus. Maksun jälkeen ruudulla on latauslinkki, josta voi yhden kerran ladata tiedostopaketin koneellesi. Tiedostot on pakattu zip-pakkausohjelmalla. Pura pakattu tiedostopaketti koneellasi, tähän tarvitset ohjelmistoa (tarjolla ilmaisversioita internetissä) esimerkiksi Winrar.

Ttiedostojen latauksesta ei aiheudu veloitettavia kuluja. Mikäli tiedostolataus epäonnistuu toimittajasta johtumattomista syistä ja toteutamme tilaajan kanssa toimituksen muila toimenpiteillä, peritään näistä toimituskulut.

Toimitusaika

Tuotteen voi ladata välittömästi maksun jälkeen näytettävällä latauslinkillä.

Latauksen voi tehdä vain kerran, joten tee maksu sillä laitteella, johon voit tiedostopaketin ladata.

Palautusehdot

Ladattu dokumenttipaketti

Teemme ainoastaan b to b -kauppaa, sekä myymme dokumenttipaketteja rekisteröidyille yhdistyksille. Emme palauta ladatun dokumenttipaketin maksuja. Latauksen onnistuminen on tilaajan hallinnoima tapahtuma. Mikäli lautaus epäonnistuu, järjestämme toisen tavan toimittaa dokumentaatiopaketti. Ota tällöin yhteyttä alareunan lomakkeella.

Yritysten väliseen kaupankäyntiin sovelletaan kauppalain (355/1987) säännöksiä sekä yleisiä sopimusoikeudellisia periaatteita.

Lunastamaton dokumenttipaketti

Lataamatta jätetty dokumenttipaketti näkyy järjestelmässämme. Latausaikaa on 2 vrk, yksi latauskerta. Mikäli et lataa pakettia aikataulussa, ole yhteydessä toimittajaan alareunan lomakkeella. Pidä tällöin kuitti tilauksesta saatavilla. Kuitin saat maksun jälkeen sähköpostiisi.

Ongelmatilanteet

ongelmatilanteissa ota toimittajaan yhteyttä alareunan lomakkeella.